档案馆（校史馆）既是学校档案（校史）工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案（校史）的科学文化事业机构。档案馆（校史馆）在校党委的领导下，统一管理全校档案（校史）工作，对全校档案（校史）工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。其主要职责如下：
档案工作职责
一、负责贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，宣传档案工作的有关法规，提高各级干部和广大教职员工的档案意识；
二、负责制定全校档案工作发展规划、计划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
三、负责监督指导和协助各院、各部门做好各类档案的收集、整理和立卷归档工作；
四、负责全校各类档案和档案资料的接收(征集)、整理、分类、保管、统计等工作，做好档案的鉴定和销毁工作；
五、负责组织实施档案智能化建设，推进档案工作现代化；
六、负责开展档案的提供利用工作，编制档案检索工具，开展档案咨询活动，做好档案的借阅工作，不断提高档案利用率；
七、多途径、多形式地开发档案的信息资源，为教学、科研及各项管理工作和社会经济发展服务；
八、建立、健全学校档案工作网络，负责对全校专兼职档案人员的业务管理和培训，组织全校档案人员开展学术研究和交流活动；
九、严格执行档案保密制度，做好档案保护工作，确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命；
十、开展校史研究，负责收集、编写学校年鉴、大事记、校史资料等工作。
十一、履行馆内党支部建设、精神文明建设、内部管理制度建设、文档管理、资产管理、经费管理等基本职责。
十二、完成学校交办的其他工作。
校史工作职责
一、负责校史资料和实物的征集、收集、鉴别、整理、立卷、编目等工作。
二、指导全校专兼职校史工作人员做好校史资料收集、整理和归档工作。
三、负责做好校史资料检索利用工作 。
四、做好本馆负责的校史资料和实物的保护工作，保证安全完整。
五、负责“口述校史”采访与后期整理。参与校史编写工作。
六、负责校史馆建设、管理、布展、更新、维护和接待服务工作。负责校史馆讲解人员的选聘、培训和管理工作。
七、开展校史研究和学术交流活动。
八、完成学校交办的其他工作。
档案馆（校史馆）下设校史办公室、档案管理办公室、智能化建设办公室。
内设机构工作作职责
一、校史办公室（综合）工作职责
1.学习并执行国家、上级部门关于档案工作的法律法规及政策，遵守学校和馆内各项规章制度；
2.做好上级文件的上传下达，承上启下，内外联系，综合协调等工作。
3.协助馆长拟订学校有关的档案管理规章制度；
4.协助馆长组织全馆性活动，协调馆内各部门之间的工作；
5.协助馆长处理馆内其他日常行政事务；
6.负责组织开展和档案有关的宣传工作；
7.负责档案馆的人事、教育、考勤、考核工作；
8.负责档案馆工会有关工作；
9.负责有关档案安全的工作；
10.负责档案馆后勤保障工作；
11.完成领导交办的其他工作。
二、校史办公室（校史）工作职责
1.努力学习党和国家关于档案、校史工作的方针政策、法规，刻苦钻研专业知识，不断提高政治思想和业务水平；
2.负责做好校史工作计划、总结工作。
3.平时做好校史资料的接收、征集、整理工作，为校史馆的更新做好资料积累；
4.负责做好校史馆平时的维护、消防、安全、卫生和保洁等任务；
5.团结协作，遵守考勤，自觉执行档案馆（校史馆）各项工作规章制度；
6.做好校史馆的“八防”工作，确保校史收集资料、实物的安全；
7.完成馆领导交办的其他任务。
三、档案管理办公室（综合档案）工作职责
1.档案管理制度建设
制定与完善档案管理制度：根据国家相关法律法规，结合学校管理实际情况，制定档案分类、编号、存储、利用、保密、销毁等一系列管理制度和流程。
监督执行：确保各项档案管理制度在档案馆内部得到有效执行，定期进行制度审查与更新，以适应业务发展需求。
2.档案存储与保护
物理存储管理：负责档案的物理存放，包括选择合适的存储环境（如温湿度控制、防火防潮措施），合理规划存储空间，确保档案安全无损。
数字化存储：推进档案的数字化进程，利用现代技术手段对重要档案进行扫描、备份，实现档案的长期保存与高效利用。
3.档案归档与检索
归档管理：按照《山西工程科技职业大学分类目录表》对接收到的档案进行分类、编号、编目，确保档案有序归档，便于后续管理。
检索系统开发：建立和完善档案检索系统，提供多种检索途径（如关键词、日期、分类等），提高档案查找效率。
4.档案销毁与转移
销毁管理：依据档案保管期限和相关政策，定期对失去保存价值的档案进行鉴定与销毁，确保销毁过程合法合规。
档案转移：在机构重组、迁移等情况下，负责档案的妥善打包、运输与交接，确保档案连续性不受影响。
5.档案培训与教育
内部培训：定期为各学院、各部门兼职档案员提供档案管理、信息安全等方面的培训，组织全校档案人员开展学术研究和交流活动。提升广大师生的档案意识与技能，
外部交流：参与档案管理相关的学术交流、研讨会，引进先进管理理念和技术，不断提升档案管理水平。
6. 协调与指导各部门
跨部门协作：与学校其他部门紧密合作，指导各部门按照档案管理要求收集、整理、移交档案，确保档案的完整性和及时性。
咨询服务：为校内外师生提供档案管理相关的咨询服务，解答档案利用中的疑问，促进档案资源的有效利用。
四、档案管理办公室（学生档案）工作职责
1.制定和完善学生档案管理规章制度。
2.负责学生档案的收集、鉴别、整理和集中保管工作。
3.为有关部门提供学生档案的查阅、借阅、政审等服务工作。
4.为学生提供和本人学生档案材料有关的证明服务工作。
5.做好学生档案的安全、保密、保护工作。
6.做好学生档案分析统计工作。
7.牵头负责毕业生档案转递工作。
8.做好学生档案的去向查询服务工作。
9.调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度。
10.办理其他学生档案有关事项。
五、智能化建设办公室工作职责
1.政治坚定，坚持原则，忠于职守，甘于奉献，严守纪律。
2.贯彻落实党和国家档案工作有关的法律法规和政策制度，以及学校关于档案管理的各项规章制度。
3.探索并应用新技术（如大数据、云计算、人工智能）于档案管理中，提升档案管理的智能化、自动化水平。
4.建设或优化档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案资源的共享与利用效率。
5.建立健全档案信息安全防护体系，包括数据加密、访问控制、防病毒等措施，确保数字档案信息安全。
6.定期对档案管理系统进行维护、升级，确保系统稳定运行，及时处理系统故障。
7.严禁擅自复制、发布或传播档案内容，严禁更改电子档案内容。
8.负责为档案馆的工作人员提供技术支持和培训，解决他们在使用档案管理系统过程中遇到的问题，提高工作效率和质量。
9.负责档案馆门户网站的维护。
10.完成领导交办的其他工作。
